Las TNP (o Tareas No Programadas) son aquellos inputs de informaciu00f3n que entran en la jornada laboral y requieren nuestra intervenciu00f3n urgente. No pueden esperar al final del du00eda por lo que se han de transformar de inmediato en tareas. Este tipo de tareas sobrevenidas no hacen noche en el INBOX. Escapan pues de la labor de planificaciu00f3n sosegada y del control predictivo de la PROGRAMACIu00d3N DIARIA DE ACTIVIDADES (PDA).
Es deseable que se minimice el espacio temporal que ocupan a lo largo de una jornada laboral. Lo mejor es que la PDA abarque lo mu00e1ximo posible y asu00ed podamos emplearnos a fondo en la labor de prepararnos para alcanzar el mayor nivel de excelencia posible y con esa intenciu00f3n echamos mano de un buen mu00e9todo de productividad. La ejecuciu00f3n de las TNP siempre va a depender en mayor medida de nuestra capacidad de improvisaciu00f3n y, como se sabe, u00e9sta no estu00e1 al alcance de todo el mundo.
Las Tareas No Programadas (TNP) ocupan el espacio opuesto al u00e1mbito de decisiones propias que representa la Programaciu00f3n Diaria de Actividades (PDA ). Si en la PDA actu00fao con anticipaciu00f3n y proactividad, con las TNP me muestro reactivo. Son aquellas cosas que tengo que hacer sin haberlo decidido yo previamente, asuntos que aparecen sin cita previa, que irrumpen sin avisar y que vienen de fuera: alguien lo ha decidido por mu00ed. Al final, lo que unas y otras comparten es su caru00e1cter EXu00d3GENO: son terceras personas las que las originan.
No obstante, tampoco debemos caer en el error de denostar las TNP, ni considerarlas como un estorbo, un perjuicio o un problema. No hay que olvidar que forman parte consustancial de la jornada laboral. Al final, todo es trabajo y, como tal, es bienvenido. En ocasiones, las TNP pueden representar verdaderas oportunidades y no podemos despreciar el valor potencial que encierran.
A mayor grado de especializaciu00f3n, mu00e1s grande es la necesidad de aplicar la excelencia en el trabajo y, por tanto, de reducir las TNP a la mu00ednima expresiu00f3n en favor de la PDA.
Y viceversa. En los trabajos sencillos y poco sofisticados es mu00e1s fu00e1cil desarrollar capacidad de improvisaciu00f3n, por lo que ya no importa tanto tenerlo todo programado.
En cualquier caso, lo que debemos aspirar es a realizar TC que aporten valor y contribuyan al logro de nuestros objetivos. u00c9ste es el principal motivo por el cual el modelo de CITA PREVIA va ganando adeptos, porque permite hacer mu00e1s PDA y menos TNP.
Las tareas que llevamos a cabo seru00e1n mu00e1s o menos importantes en funciu00f3n del valor que aporten al cumplimiento de los objetivos, no en funciu00f3n de si estaban o no programadas. Lo lu00f3gico y normal es que las tareas que tengamos programadas aporten valor (de otro modo, no estaru00edamos haciendo bien nuestra PDA). Pero ello no es u00f3bvice para que nos encontremos con tareas no programadas que acaben resultando extremadamente provechosas.